Artikel ini dibuat untuk tim marketing, HR, procurement, dan event organizer internal yang perlu dokumentasi corporate rapi tanpa bolak-balik brief. Gunakan sebagai checklist sebelum menghubungi vendor.
Rundown dan momen wajib
Siapkan rundown final, waktu kedatangan VIP, sesi keynote, panel, award, group photo, dan momen networking yang harus masuk galeri.
PIC dan alur approval
Tentukan satu PIC lapangan dan satu PIC approval. Ini membuat fotografer tahu siapa yang berhak mengubah shot list saat acara berjalan.
Output yang dibutuhkan
Pisahkan kebutuhan dokumentasi internal, social media, press release, annual report, dan materi proposal agar prioritas editing jelas sejak awal.
Detail venue dan akses
Berikan nama ruangan, loading area, aturan vendor, jadwal rehearsal, dan apakah lighting venue cukup untuk foto panggung.
Langkah berikutnya
Jika scope sudah jelas, kirim tanggal, lokasi, durasi, jumlah peserta, dan output yang dibutuhkan. White Paper dapat menyiapkan proposal tertulis, PO/invoice ready, dan rekomendasi paket sesuai kebutuhan.